李彩玉： 运筹帷幄——企业大型会议策划及落地

课程背景：

互联网+新时代，行政及文秘岗位在组织发展中的作用越来越重要。不仅要承上启下、联系内外、沟通左右，更要具备“三要”：要胸怀大局，要爱岗敬业，要志存高远，同时，更要切实做到“三个转变”：一是由一般性文秘服务向参谋性服务转变；二是由传统办文办会办事向信息化、智能化、成效化转变；三是由低水平文秘工作向高质量卓越行政文秘工作转变。

如何实现“三要三转变”？各级行政及文秘人员一定要提高适应新时代、实现新目标、落实新部署的能力。将各级组织思想内化于心、外化于行，做到学思用贯通，知信行统一，筑牢文秘工作的根基。当然，做好新时代行政文秘工作没有任何捷径可走，唯有——勤学苦练。精心完成份内的每一项工作，如会议管理、会议策划等，只有这样行政文秘工作者才能面对事无巨细、纷繁复杂的行政工作，不至于忙得团团转，更不会无法体现自己工作成果，无法实现自身价值。

究竟该如何高效的完成会议的组织、策划呢，本课程从会议管理的认知入手、重点分享文秘人员在会议中的角色定位、会议的流程、会议的落地等。再详细讲述如何掌握从会议准备、会议主持、会议讨论、会议总结到会议追踪的高效会议管理技巧，从而达到“会而议、议而决、决而行、行而果”的高效会议管理的目的。

课程结构模型：

课程收获：

u 厘清思路，找准定位，明确组织者在会议中的角色及胜任标准；

u 了解会议，重新起程，明确大型会议的形式及特点，精准筹划；

u 精准分析，精心准备、细节管理，确保每一次会议都圆满成功。

课程时间：

1天，6小时/天

授课对象：

办公室文秘人员、行政工作者、工会

授课形式：

讲解45%、课堂互动15%、案例15%、实操练习15%、工具10%

课程大纲

思考：大型会议都有什么特点

第一讲：定位篇——会议组织者的胜任标准

一、组织者会议中的角色

1、会议统筹者

2、会议参与者

3、会议主持人

4、会议发言人

5、会议记录员

6、信息收集员

7、信息整理员

8、后勤服务者

9、会议策划者

二、会议中人际关系处理四技巧

1、3分钟识别对方行为风格

2、与人沟通的四个高效技巧

3、凡事都有四种解决的方案

4、学会四种换位思考的技巧

工具：火眼精金-秒识人

第二讲：实战篇-如何高效的完成大型会议

导入：大型会议三种致命伤

u 主持人的技能

u 会议的地点

u 会议的准备工作

一、高效大型会议的八个特征

1、充分准备

2、拟定分发议程表

3、选择有价值的人

4、良好的记录

5、一切按部就班

6、遵守时间

7、只在必要时召开

8、归纳与执行

二、高效大型会议的规范

1、时间安排方面的规范

2、固定的会议流程规范

3、会议本身要遵守的十个规则

（1）参会者将工作安排时间表交给会议安排主席

（2）超过1小时的会议应有书面通知

（3）所有参会者都要准备发言的心态

（4）会议要能准时开始，准时结束

（5）负责人对决议能否达成负直接责任

（6）在会上要维护别人的尊严

（7）要有人提出不同的意见

（8）会后要能拿到书面的记录

（9）参会者要履行反馈职责

（10）要请第三方监控会议质量

三、高效大型会议的流程

1、会议准备的1H5W法

u H---How 怎么样开会

u W---Why 为什么开会

u W---What 开什么样的会

u W---When 何时开会

u W---Who 谁来参加会

u W---Where 在哪儿开会

2、会议准备的内容

工具表单：会议准备工作核对表

3、主持人如何做会前准备

u 设定沟通目标

u 制定行动计划

u 如何应对争执

u 进行SWOT分析

工具：SWOT分析

4、会议沟通的技巧

u 听的技巧

u 说的技巧

u 反馈的技巧

5、会议后的工作

u 整理与会人员发言记录

u 将会议记录上报给相关领导

u 跟进会议决策的相关工作

u 向上级反馈会议执行的情况

练习：请为该公司设计一个会议流程

第三讲：落地篇-如何高效的落地大型会议

一、大型会议策划的要求：

1、企业年会策划目的

2、企业年会时间安排

3、企业年会人员管理

4、企业年会地点选择

5、企业年会餐饮管理

6、企业年会节目策划

7、企业年会节目编排

8、企业年会亮点策划

9、企业年会会议流程安排

案例：某上市企业年会会议的安排

二、大型会议的流程及注意事项

1、会议的准备阶段

u 会议方案的选择

u 会议的方案策划：

案例：某集团年终晚宴的前期准备

u 收集会议嘉宾及参与者信息

u 会议小组人员任务分工

u 会议经费的准备

u 会议的相关物料准备

u 会议道具的准备

u 会议场地的安排

u 会议的紧急预案准备

u 会议收尾工作的注意事项

2、会议的实施阶段

u 嘉宾座位的安排

u 领导的发言安排

u 主持人及演员的现场管控

u 如何活跃现场气氛

u 抽奖环节的安排

u 兑奖的现场管控

u 节目评比的安排

2、会议的结束阶段

u 合影安排

u 会议现场的5S管理

u 会议结束后的复盘