张秋民：AI时代行政管理综合技能爆炸式提升

课程背景：

什么是行政管理？它是运用国家权力对社会事务以及自身内部进行管理的一种活动，泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统，是社会系统的一个重要分系统。

***同志在主政地方时强调：“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大。”到中央后，他对中办提出了“四最一中枢”的职能定位，强调中办“在党和国家工作全局中具有特殊重要的地位和作用”。

作为办公室综合行政管理人员，公文写作、沟通协调、会务安排，接待宾客等几乎每天都要面对这些工作，事无巨细，头绪繁多，要么被湮没在文山会海中，要么疲于在各部门、各领导间协调沟通，要么强作笑颜商务应酬，这些烦恼何时了？有没有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷径让我们的工作有序、有趣、有效？

为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，围绕办公室人员必备的综合技能方面展开，提供具体方法和工具落地，尤其是借助AI工具方面，提供了实用的工具和方法，快速提升工作效率。通过集中训练，学会从杂、乱、累中解放出来，全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力，快速实现“小白”到“专家”的华丽转身。

课程收益：

1. 理清行政管理的关键点

2. 精准定位行政办公岗位角色

3. 掌握行政管理日常工作的方法要求

4. 明白行政办公必备的公务接待礼仪

5. 高效会务组织与管理

6. 公文写作方法

7. 利用AI快速提高写作效率

8. 职场高效360度沟通

课程特色：

1.专业——讲师曾在大型国企从事办公室工作18年，有丰富的行政管理工作经验

2.通透——追根溯源，将行政管理的相关理论讲透彻，让学员知其然，更知其所以然

3.实用——课程汇总了很多行政管理工作经验工具，提供了诸多模板，拿来即用

4.有趣——讲故事、做游戏、小组PK、案例分析、情景模拟，让培训与枯燥说拜拜

课程时间：2天，6小时/天

授课对象：企事业单位中基层管理人员、后备干部、办公室主任、文秘、行政管理人员、会务人员、接待人员

授课方式：

1.主题讲授；

2.角色扮演；

3.案例研讨；

4. 提问互动；

5 分组PK

课程大纲

第一讲：守土有责——行政管理的概念与职责

案例导入：从《红楼梦》人物分析讨论：谁更适合做办公室主任？

一、 行政管理的定义

1. 行政管理的内涵

2. 行政管理工作的5大职能

3. 行政办公管理工作的特点

4. 机关行政办公室岗位与职责范围

二、 行政管理职能的特性

1. 政策性强

2. 工作内容的无形性

3. 被动性和突发性

4. 缺乏统一评价的标准

三、 行政管理岗位的角色定位

1. 行政人员的角色定位：管家、助手、保姆？

1) 执行者角色

2) 管理者角色

3) 领导者角色

【领导型秘书模型】

【案例】拼命三郎小李的故事

【案例】舒乐博士建教堂

【案例】《致加西亚的信》

2. 专业行政的工作法则

1) 摆正位置

2) 积极主动

3) 结果导向

4) 细心准确

5) 严守机密

6) 诚信有礼

四、 行政统筹综合管理

1. 行政管理制度的建立与推行

1) 大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

2) 如何制定具体的管理制度：5大要素

2. 保洁绿化

1) 监管保洁公司，确保办公环境整洁舒适

2) 核算办公环境、保洁及废弃物回收相关费用

3) 巡查公共区域日常报修，定期考核保洁人员

4) 维护办公区绿植养护及更换

【工具】《绿化方案》《保洁员考核表样》

3. 行政采购

1) 采购预算编制

2) 供应商选择

3) 入库管理

【工具】《固定资产采购管理规定》

4. 装修改造

1) 办公室环境基本知识

2) 色调环境、设备环境、安全环境

3) 办公室布置原则

【工具】《办公室装修改造方案》

5. 食堂餐厅

1) 保障员工日常就餐，做好公司重大活动用餐保证

2) 核算员工餐费，与餐饮公司结算费用

3) 负责厨房设备、餐具的更换与维修，保障餐厅正常运作

4) 指导伙管会开展日常工作

5) 定期策划餐饮活动，提升员工满意度

6) 妥善处理员工的意见与投诉

7) 包厢的服务技巧

【工具】《食堂管理办法》

6. 车辆管理

1) 保障员工上下班通勤车，组织、协调公司日常业务派车

2) 定期对车辆进行检查、保养及维护

3) 结算班车、公务车相关费用

4) 建立健全班车及公务车相关规章制度和各项应急预案

【工具】《车辆管理规定》《车辆管理实用表格》

7. 印章管理

1) 公章使用范围

2) 公章保管

3) 公章使用

【工具】《印章使用管理规定》

8. 保密管理

1) 新《保密法》规定的法律责任

2) 日常办公室的保密

3) 涉密文件管理

4) 涉密信息存储介质管理

5) 涉密载体管理要求

6) 涉密工作工勤人员管理

7) 通信及办公自动化设备使用保密管理

8) 新时期办公室保密工作创新

【工具】《新保密法》

9. 会务接待

1) 熟悉整体会务接待的流程和礼仪

2) 搭建会务接待的组织架构与分工

3) 建立机制，梳理标准化流程

4) 全流程、全要素演练，总结提升

【工具】《会务接待方案》《会议管理办法》《企业年会筹备方案范例》

10. 安防消控

1) 安防消控布置

2) 排查和演习

11. 宿舍公寓管理

1) 保障员工日常入住、退宿及客房日常管理

2) 核算员工住宿费用，外租宿舍与资产方结算房租物业等费用

3) 负责宿舍内部及公共区域家具电器的巡检与维修，确保住宿安全

4) 完善宿舍各项管理制度与应急预案

【工具】《住宿管理规定》

12. 党务工会

1) 党务活动

2) 工会活动

13. 办公室环境5S管理

1) 办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2) 5S的含义

3) 5S的效用

4) 5S活动推行计划

5) 5S活动的推广与延伸

【工具】《5S管理办法》《5S推行手册》《5S全套模板》

【案例研讨】这样的办公室，能做得更好些吗？

附送：

1. 日常行政办公管理最新最实用表格（128项）

2. 行政办公人员最新最实用办公指导表格（23项）

3. 行政经费管理最新最实用表格（22项）

4. 各部门最新最实用岗位说明书（49项）

5. 行政组织结构设计最新最实用表格（20项）

第二讲：内功精进——行政管理人员核心能力提升

一、 行政管理人员的职业能力与素养

1. 人员任用的六大原则

1) 任人唯贤原则

2) 因事择人原则

3) 程序化、规范化原则

4) 精简原则

5) 动态平衡原则

6) 优化组合原则

2. 四种人CAI

1) 人财

2) 人才

3) 人材

4) 人裁

3. 基本素养

1) 科学的知识结构

2) 基本的职业能力

3) 高尚的职业道德

4) 培养良好的职业性格

【案例分析】西天取经队伍，如何对待孙悟空、猪八戒式的员工？该提拔谁？

【情景与视频分析】《人民的名义》《县委大院》

l 当好办公室主任有多难

l 当好领导秘书有多难

l 职场如何运用高超语言艺术

4. 综合协调工作

1) 关系协调

a) 纵向对上协调：办公室与上级领导（指导）部门

b) 纵向对上协调：办公室与本单位领导

c) 纵向对下协调：本单位领导与基层干部职工

d) 横向对外协调：兄弟单位、不相隶属单位

e) 横向对内协调：本单位部门之间

【理论工具】沟通漏斗效应，踢猫效应

2) 政策协调

a) 议事协调机构

b) 制度的废改立

3) 事务协调

a) 会务组织

b) 来访接待

c) 保密工作

d) 突发事件

e) 信访工作

f) 值班工作

【案例分析】正职和副职不和，你是办公室工作人员，正职要你写一份讲话材料，明早交，副职要你和他出去办事，你该如何处理？

二、 关于“办公室政治”

1. 办公室的三个特点

2. 如何处理和领导的关系

3. “栽培”这件事怎么理解

4. 公私利益冲突怎么办

5. 职场关系三原则

6. 和领导相处的两个禁忌

7. 办公室里不能说的事儿

8. 办公室工作的“忌讳”

【学习分享】毛泽东《党委会的工作方法》

第三讲：礼行天下——办公礼仪与公务接待

一、 职业形象

1. 礼仪三要素及基本内容

2. 行政礼仪应遵循的原则

3. 男士仪容规范

4. 女士仪容规范

5. 着装六戒

6. 仪态礼仪

二、 职场基本礼貌礼节

1. 礼貌礼节标准

2. 服务技巧

3. 递物礼仪

4. 谈话礼仪

5. 电话礼仪

6. 走路礼仪

7. 学会赞美

8. 微信礼仪

三、 接待礼仪

1. 接待三声

2. 热情三到

3. 问候礼仪

4. 称呼礼仪

5. 致意礼仪

6. 引导礼仪

7. 介绍礼仪

8. 握手礼仪

9. 送别礼仪

10. 乘车礼仪

四、 会议礼仪

1.会务茶水服务礼仪

1)茶叶的准备

2)茶具的准备

3)个人卫生的准备

4)倒茶礼仪

5)会议服务茶水礼仪细节

2.会议礼仪服务流程

1）会议的筹备工作

2）引导礼仪

3）会议服务礼仪

五、 用餐与酒宴礼仪

1. 用餐礼仪

1) 席位安排

2) 点菜技巧

3) 餐前礼仪

4) 上菜顺序

5) 餐具使用

6) 文明就餐

7) 餐桌“六”不要

2. 饮酒礼仪

1) 如何斟酒

2) 如何敬酒

3) 何时敬酒

4) 敬酒的顺序

5) 敬酒的举止要求

6) 敬酒说话技巧

7) 关于祝酒

附送：各场合祝酒词示例与套路

第四讲：操之在我——高效三阶段会务管理

讨论：会议效率低下的原因

案例：《罗伯特议事规则》十二条

一、会前：充分准备

1. 策划

2. 通知

3. 备料与布场

1) 布场地

2) 布讲台

3) 布座位

4) 主席台

〔工具分享与运用〕会议准备之“莲花宝典“

4. 利用AI高效编写会议方案

二、会中：合理控制

1. 关键事项

2. 时间安排

1) 兴奋积累

2) 议题数量

3) 引导时间

4) 精力恢复

5) 插题费时

6) 会议时长

3. 四种角色

1) 主持人的姿态职责

2) 领导的职责

3) 与会者责任

4) 记录者的职责与要求

4. 会议结束

1) 达到目标——结束

2) 达到时限——中止

3) 紧急情况——中断

四、会后：跟进落实

1. 公布决议

1) 会议记录、会议纪要与备忘录

2) 利用AI高效写作会议记录与会议纪要

2. 跟进督办

1) 督查督办五个结合

2) 决策督查与专项督查

3) 督查督办的方式

3. 督查督办的创新

1) 四不两直

2) 两个结合

3) 催办的技巧（催领导，催同级，催下级）

4. 督查督办的结果送达

5. 督办工作流程的闭环管理

6. 改善提升

第五讲 妙笔生花——公文写作五步技法

一、公文写作第一步——明主旨

1. 如何准确抓住公文的主旨

2. 为什么领导说我“没写到点子上”

3. 常见六种文书的正确基调

4. 公文主旨的五种表达方法

5. 如何做到“结论先行”

6. 如何拟标题——SPA法则

思考与练习：如何拟定工作总结的大小标题

二、公文写作第二步——选材料

1. 材料的五种特性

2. 材料从哪来——内萃外取

3. 材料怎么收——15种搜集材料方法

4. 收集材料的五种意识

5. 材料怎么用——“移花接木”“大块拼接”“改造翻新”

6. 如何“增”“减”“变”

7. 从作者逻辑转换为读者逻辑

案例：某单位工作总结的主体框架

巧改“三亮 三比 三无”

附送：

1. 各类材料来源：百度、搜狗、微信、知乎、微博、知识付费平台、网盘

2. 资源推荐：PPT模板、图片资源、图标资源、字体资源、文档分享、视频资源

三、公文写作第三步——理结构

1. 标题

1) 法定公文标题三要素

2) 标题换行的要求

常见错误例析

2. 起首：10种经典的开头

示例：常见公文及事务文书开头

3. 结尾：9种常用结尾方式

示例：上行文、平行文、下行文结尾模式化套语，常见事务文书结尾

4. 层次

模板：6种思维顺序排布

案例：某单位工作计划层次解析

年终总结-金字塔结构示范

领导班子会议记录-金字塔结构示范

日常业务工作计划-金字塔结构示范

活动方案-金字塔结构示范

5. 段落

1) 划分方法

2) 划分要求

3) 遵守3个“凡是”

案例：《美国联邦税表说明》《一份培训需求汇报》

6. 过渡与照应

1) 四种过渡方式

2) 三种写作照应

思考与练习：金字塔原理在公文写作中的运用

四、公文写作第四步——用语言

1. 准确

1) 引发歧义与褒贬失当

2) 四招学会使用“质感”的语言

2. 庄重

1) 公文语言“六个不用”

2) 口语与书面语

3. 严谨

1) 何为严谨

2) 如何做到语言严谨

4. 简明

1) 如何做到言简意赅

2) 常见错误例析

5. 平实

1) 平实语言的力量

2) 常见修辞手法的运用

6. 得体

1) 如何做到“达上意”“说价值”“顾下情”

2) “废话”与“口语”

7. 创新

创新五法

案例：“诊所定律”

附：创新写作素材，常见公文用语简表

五、 公文写作第五步——作修改

1. 公文“四核”

2. 文不厌改

1) 常见易混词与错别字50例

2) 8种计量单位的正确使用

3) 常见标点符号错用18例

4) 数字使用的11个场景

5) 常见7类语法错误

案例：公文写作经典错误例析

附：常见公文的写作模板：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作总结、工作计划、工作汇报

六、 AI（人工智能）助力公文写作

1. AI对话输出步骤

1) 设定任务目标

2) 写指令

3) AI输出

4) 审核

2. 角色设置三要素

3. 背景写作方法

4. 立意构思任务与文本输出任务

5. 常规输出要求与可控性输出要求

1) 语言表达要求与篇幅字数要求

2) 指定内容要点与框定内容结构

3) 整篇文章输出与模块段落输出

4) 框定结构操作三个步骤

【实操与演练】总结类材料的篇章公式

总结类材料各段落公式

会议通知写作公式

会议消息写作公式

6. 指令词调试

【示例与演练】写作通知通报

写作信息简报

写作领导讲话稿

使用秘塔全网搜索

使用kimi快速分析整理多份文件资料

附： 7类常用公文写作指令，常用AI工具推荐

第六讲：高效职场360度沟通

一、向上沟通

【案例】沟通“迷路”案例：

1、与上级沟通常见障碍

2、与上级沟通的形式

1）接受指示

2）汇报工作

3）商讨问题

4）表示不同意见

3、与上级沟通之前的5项准备

4、与上级沟通的4个要领

1）尊重上级的权威：

2）读懂上级的心理

3）把握6类上级的秉性

4）适应上级的沟通习惯

5、你的上司怎么看你

1） 赢得上级信赖5个沟通技巧

2） 挽救与上级矛盾的4大原则

3） 下情不能上达的原因探讨

4） 挨骂怎么办

5） 和上级沟通时的14个建议

演练：如何争取多出的3个名额

二、向下沟通

1. 下达指令、命令的要诀

2. 向下沟通注意事项

3. 意见相左，各持己见时的化解

【案例】处理部属的小报告

【案例】冲突的化解

4. 如何化解部门利益冲突

【案例】这个世界属于用心的人

5. 向下有效沟通实施步骤

演练：财务部长的尴尬

6. 学会授权

1) 合理授权的核心逻辑

2) 四种人CAI

3) 合理授权的常见问题

4) 合理授权的四个层次

5) 合理授权的三大分类

6) 不同类型下属的培养方式

【案例】太公十察，李云龙的沟通艺术

三、平行沟通

1. 如何创造良好沟通的情境

2. 求助技巧

1) 别人帮得了

2) 自己值得帮

3) 求助的四种类型

4) 求助的五项注意

5) 拒绝的方法

案例分析：这个忙到底帮不帮

3. 沟通“三多”与“三少”

【公式】有效沟通五步法

演练：即将沉没的客轮

要点回顾、现场答疑、行动建议、好书推荐