张秋民：新时代行政办公必备技能综合提升训练

课程背景：

作为办公室综合行政管理人员，公文写作、沟通协调、会务安排，接待宾客等几乎每天都要面对这些工作，事无巨细，头绪繁多，要么被湮没在文山会海中，要么疲于在各部门、各领导间协调沟通，要么强作笑颜商务应酬，这些烦恼何时了？

有没有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷径让我们的工作有序、有趣、有效？

为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，围绕办公室人员必备的综合技能方面展开，提供具体方法和工具落地。通过集中训练，学会从杂、乱、累中解放出来，全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力，快速实现“小白”到“专家”的华丽转身。

课程收益：

1. 理清行政管理的关键点，办公室岗位角色的精准定位

2. 明白行政办公必备的公务接待礼仪

3. 高效会务组织与管理

4. 公文写作方法

5. 工作督查督办技巧

课程特色：

1.专业——讲师曾在大型国企从事办公室工作18年，有着丰富的行政工作和公文写作经验

2.通透——追根溯源，将公文写作的相关理论讲透彻，让学员知其然，更知其所以然

3.实用——课程汇总了很多写作经验，提供了诸多写作模板，拿来即用

4.有趣——讲故事、做游戏、小组PK、案例分析、情景模拟，让写作课与枯燥说拜拜

课程时间：1.5天，6小时/天

授课对象：企事业单位中基层管理人员、后备干部、办公室主任、文秘、行政管理人员、会务人员、接待人员

授课方式：

1.主题讲授；

2.角色扮演；

3.案例研讨；

4. 提问互动；

5 分组PK

课程大纲

第一讲：守土有责——行政管理角色定位与职业能力

一、 办公行政管理的职能特点与角色定位

1. 办公室工作的5大职能

2. 行政办公管理工作的特点

3. 机关行政办公室岗位与职责范围

4. 行政办公人员的角色定位

1. 领导力与执行力提升

思考：如何实现领导、管理、执行三者的统一

2. 执行者角色——以结果为导向的执行三种境界

二、 以结果为导向的执行力

1. 执行力的本质

【案例】小张、小王、老赵三个人的执行本质有何不同

【讨论】这两名员工有没有执行力？

【分析与思考】末尾淘汰是管理陷阱

【分析与思考】执行力的根本：刺激 VS 激励

2. 结果与执行

1) 态度、职责、任务与结果

2) 什么是结果

3) 客户满意的三要素

4) 为什么要做结果

结果思维1：外包思维

结果思维2：分解思维

结果思维3：底线思维

结果思维4：角色思维

5) 结果心态三要素

【领导型秘书模型】

【案例】拼命三郎小李的故事

【郭台铭的办公室】

【案例】同时进入公司的同班同学，薪水为何如此不同？

【案例】舒乐博士建教堂

【案例】《致加西亚的信》

第二讲：操之在我——会务组织与会后督办

一、 会议管理的基本概念

1. 会议管理的概念

2. 会议效率低下的原因

3. 会议管理的基本要素

案例：《罗伯特议事规则》十二条

二、会前：准备细密

（一）策划

1.好会议是策划出来的

〔案例分析〕怎样让会议通知和议程更准确？

2.会议策划的三原则

〔工具分享与运用〕高效会议策划

（二）通知

（三）备料

〔工具分享与运用〕会议准备之“莲花宝典“

（四）布场

1. 布场地

2. 布讲台

3. 布座位

4. 主席台

〔案例分析〕细节决定成败

三、会中：合理控制

（一）关键事项

（二）时间安排

1. 兴奋积累

2. 议题数量

3. 引导时间

4. 精力恢复

5. 插题费时

6. 会议时长

（三）四种角色的职责

1. 领导

2. 与会者

3. 记录者

4. 主持人

（四）会议结束

1. 达到目标——结束

2. 达到时限——中止

3. 紧急情况——中断

四、会后督查与督办

（一）公布决议

（二）跟进督办

1. 计划督导法

工具：重点工作督办表

2. 工作销项法

3. 督办与催办

1) 催领导

2) 催同级

3) 催下级

（三）改善提升

第三讲：妙笔生花——公文写作技巧

一、泾渭分明——行政公文的基本规范

(一) 概念与作用

(二) 特点与分类

案例：工作中误用的公文

(三) 文种与格式

工具：新“国标”，公文格式“3+1”

常见公文格式错误例析

二、谋篇布局——公文的要素与思路

(一) 主旨

1. 如何准确抓住公文的主旨

2. 为什么领导说我“没写到点子上”

3. 为什么说三等的秘书记录，二等的秘书补充，一等的秘书创作

4. 领会领导意图四步法

5. 四类职场写作应该传递的价值

6. 常见六种文书的正确基调

7. 公文主旨的五种表达方法

案例：我替领导写序言

办公室里的对话

(二) 材料

1. 材料的五种特性

2. 材料从哪来——内萃外取

3. 材料怎么收——15种搜集材料方法

4. 收集材料的五种意识

5. 材料怎么用——“移花接木”“大块拼接”“改造翻新”

6. 如何“增”“减”“变”

7. 从作者逻辑转换为读者逻辑

案例：某公司总结的主体框架

巧改“三亮 三比 三无”

附送：

1. 各类材料来源：百度、搜狗、微信、知乎、微博、知识付费平台、网盘

2. 资源推荐：PPT模板、图片资源、图标资源、字体资源、文档分享、视频资源

(三) 布局

1. 标题

常见错误例析

2. 起首：10种经典的开头

示例：常见公文及事务文书开头

3. 结尾：9种常用结尾方式

示例：模式化结尾套语

4. 层次

模板：6种思维顺序排布

5. 段落

案例：小丽提交的一段需求汇报

6. 过渡与照应

(四) 语言

1. 准确——避免歧义或褒贬失当

2. 严谨——避免用词绝对偏激

3. 庄重——“六个”不能用

4. 简明——篇幅句子语言精炼要求

5. 平实——避免夸张修辞故弄玄虚

6. 得体——上达意中说理下通情

7. 创新—— “新瓶“如何装”旧酒”

附：创新写作素材

案例与随堂练习：

l 常见易混词辨析

l 口语与书面语

l 如何做到言简意赅

工具：公文常用特定用语简表

三、善用模板——常见公文的写作方法

1. 通知

1) 通知的内容构成

2) 通知的格式

3) 通知的语言风格

4) 通知的常用句式

模板：告知性通知

案例分析：关于组织召开团支部大会的通知

模板：指示性通知

案例分析：关于组织员工照相的通知

模板：批转性通知

案例分析：一份批转通知

2. 请示

1) 请示的特点

2) 请示的结构

3) 请示的注意事项

4) 请示的“宜”和“忌”

案例分析：关于解决食堂用车的请示报告

3. 报告

1) 报告的特点

2) 分类

3) 正文要求

模板：工作报告

工具：公文常用特定用语简表

4. 纪要

1) 纪要综述

2) 纪要九字要诀

3) 写作要点

4) 结构

模板：专题工作会议纪要

工具：速记方法

5.工作总结

1) 开头写作方法

2) 主体内容工作成绩写作方法

3) 问题与缺点写作方法

4) 下一步工作计划写作方法

5) 结尾写作方法

6) 工作总结语言的“四要三不要”

7) 如何让工作写出亮点

案例分析：某单位年终工作总结

6.人工智能（AI）与公文写作

1) AI、GPT与ChatGPT

2) 四步法借助AI（GPT）写公文

3) 如何设定任务目标

4) 指令的写作方法

5) 审核文稿的重点

示例：GPT写作表扬通报，GPT写作信息简报，GPT写作领导讲话稿

附：利用GPT写作7类常用指令

第四讲：礼行天下——商务礼仪与公务接待

一、 职业形象

1. 男士仪容规范

2. 女士仪容规范

3. 着装六戒

4. 仪态礼仪

二、 职场基本礼貌礼节

1. 礼貌礼节标准

2. 服务礼仪

3. 谈话礼仪

4. 微信礼仪

1) 问候和沟通都有门道

2) 道别亦有玄机

3) 善用语气助词，让你秒变暖男萌妹

4) 爱用叠词的人，运气都不会太差

5) 禁忌大杀器

6) 斗图背后的厚黑学

7) 微信聊天的8个忠告

三、 接待礼仪

1. 接待三声

2. 热情三到

3. 问候礼仪

4. 称呼礼仪

5. 致意礼仪

6. 引导礼仪

7. 介绍礼仪

8. 握手礼仪

9. 送别礼仪

10. 乘车礼仪

四、 会议礼仪

1.会务茶水服务礼仪

1)茶叶的准备

2)茶具的准备

3)个人卫生的准备

4)倒茶礼仪

5)会议服务茶水礼仪细节

2.会议礼仪服务流程

1）会议的筹备工作

2）引导礼仪

3）会议服务礼仪

五、 用餐与酒宴礼仪

1. 用餐礼仪

1) 席位安排

2) 点菜技巧

3) 餐具使用

4) 文明就餐

5) 餐桌“六”不要

2. 饮酒礼仪

1) 如何斟酒

2) 如何敬酒

3) 何时敬酒

4) 敬酒的顺序

5) 敬酒的举止要求

6) 敬酒说话技巧

7) 关于祝酒

附送：各场合祝酒词示例与套路

要点回顾、现场答疑、行动建议